تازه ها
استخدام مسئول دفتر مدیر عامل
*مسئول دفتر مدیرعامل*
واحد سازمانی: دفتر مدیرعامل
گزارش به: مدیرعامل
*1. هدف اصلی نقش*
پشتیبانی حرفه‌ای از دفتر مدیرعامل و ایجاد نظم، سرعت و پیگیری مؤثر در برنامه‌ها، جلسات، مکاتبات و هماهنگی‌های روزانه مدیرعامل.
*2. خلاصه نقش*
مسئول دفتر مدیرعامل نقش کلیدی در ایجاد نظم و اثربخشی دفتر مدیریت ارشد دارد. این فرد مسئول مدیریت تقویم، جلسات، مکاتبات، هماهنگی‌های داخلی و خارجی و پیگیری مصوبات و اقدامات محول‌شده است و باید بتواند اطلاعات حساس را با محرمانگی بالا مدیریت کند.
این نقش صرفاً منشی یا هماهنگ‌کننده جلسه نیست؛ انتظار می‌رود فرد بتواند جریان امور دفتر مدیرعامل را مدیریت و از معطل‌ماندن پیگیری‌های مدیریتی جلوگیری کند.
*3. مسئولیت‌های کلیدی*
- مدیریت و اولویت‌بندی تقویم، جلسات و برنامه‌های مدیرعامل.
- هماهنگی جلسات داخلی، هیئت‌مدیره، سهامداران و جلسات برون‌سازمانی.
- آماده‌سازی دستور جلسه و اطمینان از فراهم‌بودن مستندات پیش از جلسه.
- تهیه صورت‌جلسه و ثبت دقیق تصمیمات، مسئول اقدام و زمان‌بندی پیگیری.
- پیگیری مصوبات و اقدامات تا حصول نتیجه و ارائه وضعیت به مدیرعامل.
- مدیریت مکاتبات، نامه‌ها، درخواست‌ها و ارجاعات دفتر مدیرعامل.
- سامان‌دهی اسناد، فایل‌ها و اطلاعات محرمانه مدیریت ارشد.
- هماهنگی حضور میهمانان، مراجعان و جلسات رسمی.
- هماهنگی مأموریت‌ها، سفرها و برنامه‌های ویژه مدیرعامل در صورت نیاز.
- ایجاد سازوکار منظم برای ثبت و پیگیری درخواست‌هایی که به دفتر مدیرعامل ارجاع می‌شوند.
- همکاری با واحدهای مختلف برای دریافت گزارش یا اطلاعات موردنیاز مدیرعامل.
شناسایی موارد معطل‌مانده و یادآوری پیش‌دستانه قبل از تبدیل‌شدن آنها به مسئله.
*4. مهارت‌های سخت*
- تسلط مناسب بر Word، Excel و PowerPoint یا ابزارهای مشابه.
- تسلط بر تقویم و ابزارهای مدیریت جلسه.
- توانایی تهیه صورت‌جلسه حرفه‌ای.
- تسلط بر اصول مکاتبات رسمی و اداری.
- توانایی مدیریت و طبقه‌بندی اسناد.
- نگارش فارسی بسیار خوب.
- توانایی تهیه گزارش‌های خلاصه و قابل ارائه به مدیریت.
- آشنایی با زبان انگلیسی در حد مطالعه و مکاتبات ساده مزیت محسوب می‌شود.
*5. مهارت‌های نرم*
- محرمانگی و قابل اعتماد بودن.
- نظم و دقت بسیار بالا.
- توان اولویت‌بندی هم‌زمان چند موضوع.
- پیگیری مؤدبانه اما قاطع.
- مهارت ارتباطی بالا با مدیران و مراجعان.
- آرامش و کنترل شرایط در محیط پرتغییر.
- هوشمندی سازمانی و تشخیص اهمیت موضوعات.
- پیش‌دستی و اقدام قبل از دریافت دستور مستقیم.
- مسئولیت‌پذیری و نتیجه‌گرایی.
*6. شرایط احراز و تحصیلات*
- ترجیحاً کارشناسی مدیریت، مدیریت اجرایی، مهندسی صنایع، اداری یا رشته‌های مرتبط.
- حداقل ۲ تا ۴ سال سابقه مرتبط در مسئول دفتر، دستیار مدیرعامل، دستیار اجرایی یا موقعیت مشابه.
- تجربه کار با مدیران ارشد سازمان مزیت مهم محسوب می‌شود.
- سابقه فعالیت در شرکت‌های پویا، فناوری، مالی یا سازمان‌های چندواحدی مزیت است.
*7. شاخص‌های کلیدی عملکرد*
- درصد جلسات برگزارشده بدون تداخل یا خطای برنامه‌ریزی.
- درصد صورت‌جلسات ارسال‌شده حداکثر تا ۲۴ ساعت پس از جلسه.
- درصد اقدامات و مصوبات پیگیری‌شده در موعد مقرر.
- تعداد موضوعات مدیریتی معطل‌مانده ناشی از عدم پیگیری.
- دقت ثبت و نگهداری اسناد و مکاتبات.
- میزان رضایت مدیرعامل از نظم و کیفیت پشتیبانی دفتر.
- زمان پاسخ‌گویی و ارجاع درخواست‌های ورودی.
- صفر مورد جدی نقض محرمانگی اطلاعات.
ارسال رزومه از طریق "بله" : 09103608816
ارسال نظرات