اتوماسیون در خدمت نیروی انسانی

خودکارسازی فرآیند‌های کاری یا همان اتوماسیون، شاه‌کلید موفقیت و تداوم‌بخش روند پیشرفت شرکت‌ها و کسب و کارهاست. در واقع خودکارسازی فرآیند‌ها با کمک هوش مصنوعی و ایجاد سیستم‌های دیجیتال می‌تواند منجر به تسهیل جریان امور، کاهش دخالت عامل انسانی و افزایش تناسب و هماهنگی بین فرآیند‌ها و کار‌ها شود و جلوی موازی‌کاری و انجام کار‌های بیهوده و وقت‌گیر را بگیرد.

اتوماسیون در خدمت نیروی انسانی

با ظهور و گسترش سریع تکنولوژی هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در سال‌های اخیر، یک نوع گرایش شدید و شیفتگی عجیب برای استفاده از ابزار‌های برآمده از این تکنولوژی جدید در اغلب شرکت‌ها و کسب و کار‌ها شکل گرفته است. بسیاری از مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها به‌طور جدی می‌کوشند هوش مصنوعی و ماشین‌ها را برای انجام تمام کار‌ها به کار بگیرند و ماشین‌ها را جایگزین انسان‌ها کنند. البته این یک اقدام اشتباه و افراطی است و پیامد‌های منفی بسیاری را به دنبال دارد، چرا که هوش مصنوعی و ماشین‌ها هنگامی می‌توانند تاثیرگذار و تحول‌آفرین باشند که در کنار انسان‌ها و در خدمت آنها باشند نه اینکه جایگزین آنها شوند و همه کار‌ها را در دست بگیرند. بر این اساس، لازم است به‌روشنی بدانیم خودکارسازی فرآیند‌های کاری چیست و چرا مهم است و چگونه می‌توان قدرت کارکنان و عامل انسانی را با کمک هوش مصنوعی و ماشین‌ها افزایش داد و بر سطح کارآیی و بازدهی کارکنان سازمان افزود.

خودکارسازی فرآیند‌های کاری چیست و چرا مهم است؟

خودکارسازی فرآیند‌های کاری یا BPA یعنی استفاده از نرم‌افزار‌ها و تکنولوژی‌های دیجیتال برای انجام اتوماتیک کار‌های تکراری و هماهنگ‌سازی تمام کار‌هایی که در قالب تیم‌ها و سیستم‌های کاری انجام می‌شود.

به عبارت بهتر، خودکارسازی با کاهش فعالیت‌های دستی و وابستگی به نیروی انسانی و همچنین استانداردسازی روند‌های اجرایی، موجب افزایش سرعت، دقت، هماهنگی و اثربخشی فرآیند‌ها می‌شود و بستر مناسبی برای پیاده‌سازی و تحقق راهبرد تحول دیجیتال فراهم می‌کند.

در این حالت، وقت، انرژی و منابع کمتری در سازمان صرف انجام کار‌های ساده و تکراری مانند جمع‌آوری و آماده‌سازی اطلاعات و برنامه‌ریزی‌های روزمره و تحلیل داده‌ها می‌شود و وقت و انرژی صرفه‌جویی شده به انجام کار‌های مهم‌تر و حساس‌تر اختصاص می‌یابد. اما کارآیی عملیاتی به‌دست‌آمده از طریق اتوماسیون، به‌تنهایی نمی‌تواند مزیت رقابتی ایجاد کند. برای موفقیت در عرصه رقابت باید به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کرد که افزایش کارآیی به‌دست‌آمده به واسطه خودکارسازی فرآیند‌ها به دگرگون شدن فرآیند‌های کاری و مدرن‌سازی کلیت سازمان منتهی شود. پیش‌شرط اصلی برای این دگرگونی و مدرن‌سازی این است که اتوماسیون متکی به هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در خدمت کارکنان و عامل انسانی قرار گیرد و آن را تقویت کند، نه اینکه جایگزین آن شود و زمام تمام امور را در دست بگیرد.

خودکارسازی فرآیند‌ها چگونه باعث تقویت عامل انسانی می‌شود؟

شرکت‌ها و سازمان‌هایی که هوش مصنوعی و یادگیری ماشین را با فرآیند‌های کاری‌شان ترکیب می‌کنند می‌کوشند تا کار‌ها بهتر و سریع‌تر انجام شود، تصمیم‌های بهتر و درست‌تری در سازمان اتخاذ شود، نتایج کاری درخشان‌تری به دست آید و رشد مطمئن‌تر و طولانی‌تری نصیب سازمان شود.

در واقع ورود هوش مصنوعی و ماشین‌ها به یک سازمان اگر به‌صورت حساب شده و قاعده‌مند صورت گیرد و نقش‌آفرینی ماشین‌ها با هدف تقویت عامل انسانی انجام شود، آن‌گاه می‌توان انتظار داشت هم کارآیی و کارآمدی کارکنان افزایش یابد و هم یک سری مزایای استراتژیک و بلندمدت نصیب سازمان شود. برخی از این مزایای استراتژیک عبارتند از:

سرعت و استحکام سازمانی

ماشین‌ها این قابلیت را دارند که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با دقت بسیار زیادی کار‌های تکراری و روزمره را به‌جای انسان‌ها و البته زیر نظر آنها انجام دهند و کارکنان را از شر انجام کار‌های کسل‌کننده و تکراری نجات دهند.

اتوماسیون به انسان این فرصت را می‌دهد تا بر فعالیت‌های ارزش‌آفرین مانند ایده‌پردازی‌های خلاقانه و جست‌وجوی راه‌های جدید برای ایجاد تجربیات بهتر و زیباتر برای مشتریان و خلق مزیت‌های رقابتی بیشتر و جدیدتر متمرکز شود و از خلاقیت خود در مسیر بهتر شدن شرایط و موقعیت سازمان بهره ببرد.

بدین ترتیب، امکان ایجاد و تقویت یک سازمان سریع و مستحکم که کارکنانش به‌جای انجام کار‌های تکراری و روزمره به دنبال نوآوری و یادگیری پیوسته هستند و از پویایی بالایی برخوردارند به وجود خواهد آمد.

پشتیبانی از تصمیم‌های کاری و سازمانی

هوش مصنوعی به مدیران کمک می‌کند در تصمیم‌گیری تنها به تجربه و دانش فردی خود متکی نباشند. این فناوری با ارائه تحلیل‌ها و بینش‌های عمیق، اطلاعات ارزشمندی را در اختیار آنان قرار می‌دهد.

همچنین، با استفاده از مدل‌های پیش‌بینی و تحلیل سناریوها، امکان اتخاذ تصمیم‌های دقیق‌تر و سریع‌تر را فراهم می‌کند. در نتیجه، مدیران به‌جای تصمیم‌گیری‌های واکنشی، رویکردی کنشی، پویا و آینده‌نگر در پیش می‌گیرند. این رویکرد به آنها کمک می‌کند تا در بازار‌های رقابتی و پرچالش امروز، ابتکار عمل را در اختیار داشته باشند.

استفاده بهینه از نیروی انسانی

در هر سازمانی افراد مختلفی با هدف انجام وظایفی خاص استخدام می‌شوند و به آنها حقوق و پاداش پرداخت می‌شود.

با این حال، در هر سازمانی تعدادی حقوق‌بگیر وجود دارد که کار‌های روزمره و پیش‌پاافتاده را انجام می‌دهند؛ یعنی کار‌هایی که برای سازمان ارزش‌آفرین نیست و به رشد و تعالی آن کمک چندانی نمی‌کند و فقط به بقای سازمان کمک می‌کند. مصنوعی می‌تواند با بر عهده گرفتن این کار‌های پیش‌پاافتاده و غیر ارزش‌آفرین، باعث صرفه‌جویی بودجه‌ای شود و در این حالت می‌توان بودجه صرفه‌جویی شده را صرف فعالیت‌های ارزش‌آفرینی همچون خلاقیت و نوآوری و کسب مزیت‌های رقابتی جدید کرد.

تقویت اطلاعاتی نیروی انسانی

به‌کارگیری هوش مصنوعی نه‌تنها به بهبود تصمیم‌گیری‌های کارکنان و مدیران کمک می‌کند، بلکه به کارکنان این قدرت و توان را می‌دهد تا کارشان را با استفاده از اطلاعات و داده‌های بیشتر و باکیفیت‌تری انجام دهند و کنترل اطلاعاتی بیشتری بر امور مختلف داشته باشند. در واقع، کار کردن در عصر تمام دیجیتال امروز بیش از هر چیزی به داده‌های دقیق و گلچین شده نیاز دارد. چنین داده‌هایی را می‌توان از طریق هوش مصنوعی و با کمک ماشین‌هایی که در خدمت انسان‌ها هستند به دست آورد و نیروی انسانی سازمان‌ها را به میزان قابل‌توجهی تقویت کرد.

مترجم: سید حسین علوی لنگرودی
منبع:روزنامه دنیای اقتصاد /Harvard Business School