دستاوردهای اجرای مدیریت پروژه در «صندوق حمایت از سرمایه‌گذاری صنایع کوچک»

به گزارش بازارکار به نقل از صندوق حمایت از سرمایه‌گذاری صنایع کوچک، کتایون ولی‌زاده، مشاور مدیرعامل و مدیر دفتر مدیریت پروژه (PMO) ، در خصوص سبقه اجرای این ساختار گفت: در ابتدای سال 1401، صندوق ساختار «مدیریت ‌پروژه» را در چارچوب استراتژی هیبرید (ترکیب استراتژی چابک و سنتی) با بهره‌گیری از توان و دانش الهه عزیزی، مشاور برون سازمانی در حوزه مدیریت پروژه راه‌اندازی کرد. در این راستا، پس از برگزاری دوره آموزشی اصول مدیریت پروژه (PMBOK ) برای کلیه کارکنان صندوق، اهداف مورد نظر صندوق در ذیل پنج گروه (1) توسعه ارائه خدمات به مشتریان، (2) بهبود ارتباط با ذی‌نفعان، (3) اصلاح فرایندهای داخلی، (4) ارزیابی و پایش عملکرد و (5) رصد امور جاری، تعریف شده است.
وی تصریح کرد: به‌منظور رسیدن به این اهداف، تیم‌های متعددی متشکل از مدیران و بدنه کارشناسی تشکیل شد که این تیم‌ها با تعریف تعدادی فعالیت و «قلم تحویلی» در چارچوب برنامه زمان‌بندی شده آغاز به ‌کار کردند. بدین ترتیب، ضمن گسترش دیدگاه کارشناسان نسبت به اهداف صندوق و دغدغه‌های موجود، امکان هدف‌گذاری کمّی و کیفی عملکرد صندوق و مدیریت‌ها با توجه به منابع مالی و نیروی انسانی موجود و اهداف پیش‌رو فراهم شده است. همچنین نظارت بر پیگیری مستمر اقدامات تا حصول نتیجه در دستور کار قرار گرفت. تاکنون در اغلب این پروژه‌ها، پیشرفت قابل توجهی بدست آمده و در برخی موارد نیز، با رسیدن به هدف تعریف شده، پروژه خاتمه یافته است.
ولی‌زاده افزود: از اهم دستاوردهای کمّی در سه سال اجرای ساختار مدیریت پروژه در مقایسه با سه سال قبل از آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
مبلغ مصوبات هیئت هیات مدیره رشد 23 برابری
تعداد صدور ضمانت‌نامه رشد 10 برابری
مبلغ صدور ضمانت‌نامه رشد 16 برابری
مبلغ ضمانت‌نامه‌های صادره برای شرکت‌های دانش‌بنیان رشد 533 برابری
مبلغ ضمانت‌نامه‌های صادره برای شرکت‌های پیمانکاری رشد 16 برابری
 
وی خاطرنشان کرد: اهم دستاوردهای کیفی صندوق در حوزه توسعه ارائه خدمات به مشتریان شامل تعریف روش‌های جدید بازاریابی به‌ویژه برای مناطق محروم، تسهیل ارائه خدمات به واحدهای دانش‌بنیان و طرح‌های پیمانکاری، تجهیز تسهیلات بانکی، روش‌های نوین تامین مالی از قبیل «ضمانت‌نامه تامین مالی جمعی» و «ضمانت‌نامه تامین مالی زنجیره تامین»، بهبود پاسخگویی به مشتریان از طریق راه‌اندازی کارگزاری و واحد ارتباط با مشتری است.
او افزود: همچنین برای بهبود ارتباط با ذی‌نفعان، اقداماتی از قبیل ارتقا تعامل با مؤسسات اعتباری به ویژه بانک‌ها، توسعه روابط با نهادهای دولتی و خصوصی در استان‌ها، بهبود برندینگ صندوق و فعالیت‌های روابط عمومی و در نهایت نظارت و پایش طرح‌ها برای کمک به بنگاه‌های تولیدی انجام شده است.
ولی زاده ادامه داد: ساده‌سازی فرایندهای اعتبارسنجی، پرداخت خسارت، توثیق و همچنین سامانه آنلاین صدور ضمانت‌نامه از دیگر اقداماتی بود که به‌منظور تسهیل ارائه خدمات به مشتریان در اولویت قرار گرفته است. با توجه به اهمیت پایش عملکرد به‌منظور مدیریت ریسک، پروژه‌هایی همچون پایش عملکرد مداوم سازمان به ویژه از طریق سامانه «هوش تجاری» (BI)، تجدید ساختار مدل‌های مدیریت ریسک و حسابرسی داخلی و همچنین تعریف پروژه‌هایی برای تعیین شاخص بهره‌وری سازمان و افراد انجام شده است. در این میان، برخی فرایندهای جاری صندوق که از اهمیت برخوردار است در قالب پروژه‌های پایش عملکرد تعریف شده و به صورت هفتگی از سوی تیم‌ها به مدیریت ارشد گزارش می‌شود.
وی با اشاره به قانون برنامه هفتم پیشرفت، گفت: در این برنامه صندوق ضمانت به صندوق حمایت تبدیل شده است که علاوه بر خدمات ضمانت‌نامه می‌تواند تسهیلات و بیمه‌نامه نیز ارائه کند، از ابتدای سال جاری، در قالب یک پروژه اصلاح اساسنامه و آئین‌نامه‌ها و تصویب آن در مراجع ذی‌ربط در دستور کار قرار گرفت.
ولی زاده افزود: راه‌اندازی و تداوم ساختار مدیریت پروژه، علی‌رغم وجود طرز تفکر و ساختار سنتی مجموعه‌های دولتی، یکی از دستاورد‌های صندوق بوده که می‌تواند به عنوان الگو‌(Benchmark) و روال مطلوب‌Best  Practice مورد استفاده سایر ارگان‌ها و سازمان‌ها قرار گیرد. در این میان دستیابی به دستاوردهای فوق در سایه حمایت و هدایت مدیر عامل و اعضا هیات مدیره و برقراری ارتباطات کارآمد و موثر، همچنین همدلی میان اعضا تیم‌های پروژه (مدیران و کارشناسان) واستفاده از خردجمعی میسر شده است.