چک لیست برگزاری یک وبینار حرفه‌ای و بدون نقص

به گزارش بازارکار به نقل از الو کام، ممکن است فکر کنید که برگزاری اصولی و موفق وبینار کار دشواری است، ولی واقعیت این است که این کار فقط به دقت و اطمینان از اجرای کار‌های ضروری نیاز دارد. چک لیست برگزاری یک وبینار حرفه‌ای و بدون نقص به شما کمک می‌کند تا وبینار مورد نظر خود را به صورت حرفه‌ای و بی‌نقص برگزار کنید.

چرا برگزاری موفق وبینار برای کسب و کار ما مفید است؟

پیش از این‌که چک لیست برگزاری وبینار حرفه‌ای و بدون نقص را با هم مرور کنیم، بهتر است با مزایای وبینار‌ها آشنا شویم:

مهم‌ترین مزیت وبینار این است که به ما کمک می‌کند فارغ از محدودیت‌های زمانی و جغرافیایی با افراد مورد نظر ارتباط برقرار کنیم. وبینار به ما امکان می‌دهد از بهترین متخصصین در هر کجای جهان بهره‌مند شویم.
برگزاری رویداد آنلاین هزینه کمتری در مقایسه با برگزاری رویداد‌های حضوری دارد. به دلیل این‌که در وبینار هزینه‌هایی مانند رزرو مکان فیزیکی، پذیرایی، رفت و آمد و مانند آن حذف می‌شود.
شرکت‌کنندگان نیازی به سیستم‌های خاص و حتی تبلت و یا لپ تاپ ندارند و می‌توانند از طریق تلفن همراه خود در هر کجا و هر زمان در وبینار شرکت کنند.

بهترین کار برای داشتن چک لیست برگزاری یک وبینار حرفه‌ای و بدون نقص این است که کار‌ها و وظایف ضروری را به سه مرحله پیش از برگزاری، در حین برگزاری و پس از برگزاری وبینار تقسیم کنیم:

چک لیست برگزاری یک وبینار حرفه‌ای و بدون نقص: قبل از برگزاری وبینار

این مرحله مبنای وبینار را تعیین می‌کند. در واقع در این گام مشخص می‌کنیم که قصد داریم رویداد آنلاین خود را چگونه و با چه کمیت و کیفیتی برگزار کنیم. چک لیست مربوط به پیش از برگزاری موارد زیر را شامل می‌شود:

۱. تعیین هدف و شناسایی مخاطبان

اولین گام پیش از برگزاری وبینار این است که هدف خود را مشخص کنیم. این‌که هدف شما افزایش فروش یا جذب لید است یا به دنبال برگزاری یک جلسه آموزشی هستید. هم‌چنین در این بخش باید مشخص کنید که چه افرادی مخاطب وبینار شما هستند و برای رفع چه مشکلی قصد شرکت در این رویداد را دارند. تعیین این موارد کمک می‌کند تا محتوایی مناسب و مفید برای مخاطبانتان تهیه کنید.

۲. تعیین شاخص‌های کلیدی

مشخص کردن و بررسی شاخص‌های کلیدی می‌تواند به شما در برگزاری بهتر وبینار‌های آینده کمک کند. شاخص‌های مفید می‌تواند تعداد افرادی که ثبت‌نام کرده‌اند، تحصیلات و شغل شرکت‌کنندگان و ... باشد.

۳. مشخص کردن زمان وبینار

تعیین زمان وبینار هم از موارد مهم در چک لیست برگزاری یک وبینار حرفه‌ای و بدون نقص محسوب می‌شود. زمان باید به صورتی انتخاب شود که امکان شرکت و حضور آنلاین برای مخاطبان مورد نظر فراهم باشد. در این زمینه می‌توانید شغل، محل زندگی، اختلاف زمانی، تعطیلات و سایر عوامل موثر را در نظر بگیرید و مناسب‌ترین تاریخ و ساعت را انتخاب کنید.

۴. تعیین سخنران و هماهنگی زمان

اگر سخنران یا مدرس شخص دیگری به جز خودتان است، لازم است شخصی را انتخاب کنید که در این زمینه تخصص و توانایی داشته باشد. مدرس باید دانش و مهارت لازم برای انتقال مفاهیم را داشته باشد. هم‌چنین زمان دقیق را با فرد مورد نظر هماهنگ کنید.

۵. آماده‌سازی حرفه‌ای محتوای وبینار

محتوای مورد نظر برای ارائه را به صورت اصولی تهیه کنید. اگر هدف آموزش است، لازم است محتوا به صورت تخصصی آماده‌سازی شود. در مورد وبینار‌های اطلاع‌رسانی هم لازم است اطمینان حاصل کنید که اطلاعات کافی و درست در اختیار مخاطبان قرار گیرد. می‌توانید از محتوا‌های متنوع شامل متن، عکس، انیمیشن، ویدئو و ... در آماده‌سازی اسلاید‌ها کمک بگیرید.

۶. تبلیغات مناسب

تبلیغات نقش مهمی در جلب مخاطبان بیش‌تر دارد. یک معرفی جذاب از موضوع و عنوان وبینار به همراه معرفی مخاطبان و سرفصل‌ها تهیه کنید. از گرافیست‌های حرفه‌ای برای تهیه پوستر و نمایش برندتان کمک بگیرید. از فضای اینترنت و شبکه‌‎های اجتماعی برای تبلیغ استفاده کنید و متن و کانال توزیع تبلیغات را متناسب با مخاطبانتان در نظر بگیرید.

۷. انتخاب پلتفرم مناسب و چک کردن کیفیت

از میان پلتفرم‌ها و نرم‌افزار‌های موجود برای برگزاری وبینار، مناسب‌ترین را با توجه به نیاز‌ها و بودجه خود انتخاب کنید. فراموش نکنید که پیش از برگزاری امکانات مورد نظر و مهم را در پلتفرم و نرم‌افزار چک کنید. به عنوان مثال در این زمینه می‌توان به ظرفیت شرکت‌کنندگان، قابلیت ضبط جلسه، امکاناتی مانند ارائه نظر سنجی و سیستم‌های پرسش و پاسخ اشاره کرد.

در روز برگزاری وبینار لازم است موارد مهم و موثر در برگزاری موفق این رویداد آنلاین را به صورت دقیق بررسی کنید. این کار به شما کمک می‌کند مانع از بروز مشکلات پیش‌بینی شده در زمان برگزاری وبینار شوید.

۱. چک کردن تجهیزات و محتوا

چک کردن و اطمینان از کارکرد درست تجهیزات الکترونیکی از مهم‌ترین کار‌های روز برگزاری وبینار است. مهم‌ترین اقلام در این زمینه بررسی شارژ تجهیزات الکترونیکی، سرعت اینترنت، کیفیت صدا و تصویر، محتوا و اسلایدها، اجرای تست‌های فنی و اطمینان از خاموش بودن نوتفیکیشن‌های سایر اپلیکیشن‌ها است.

۲. حذف عوامل مختل کننده احتمالی

هرگونه عوامل احتمالی که می‌تواند مانع برگزاری مناسب وبینار باشد از محیط حذف کنید. مهم‌ترین عوامل در این زمینه که باید در چک لیست برگزاری یک وبینار حرفه‌ای و بدون نقص در نظر بگیرید، سر و صدا و نویز مربوط به تلفن‌های همراه، کودکان، حیوانات خانگی و مانند آن است.

۳. یادآوری به شرکت‌کنندگان

برای جلوگیری از فراموش کردن زمان برگزاری وبینار توسط شرکت‌کنندگان، بهتر است یک روز و هم‌چنین چند ساعت پیش از برگزاری، زمان آغاز رویداد را یادآوری کنید. برای این کار بهترین ابزار‌ها ایمیل و پیامک هستند.

۴. آماده سوالات، چالش‌ها و نواقص باشید

در زمان برگزاری وبینار ممکن است با هرگونه پرسش یا حتی انتقادی مواجه شوید، بنابراین سوالات احتمالی را در نظر گرفته و پاسخ‌های مناسب را آماده کنید. هم‌چنین در نظر بگیرید که با وجود همه پیش‌بینی‌ها و آمادگی‌ها، ممکن است با هر مشکل احتمالی مانند قطع برق یا خرابی سیستم مواجه شوید و باید برای مدیریت بحران آماده باشید.

ممکن است فکر کنید که پس از برگزاری وبینار کار زیادی برای انجام دادن ندارید، ولی لازم است بدانید که در این مرحله باید کار‌هایی برای حفظ و نگهداشت مخاطبان و نتیجه‌گیری برای وبینار‌های آینده انجام دهید:

این کار‌ها شامل آماده‌سازی و ارسال پیامک یا ایمیل تشکر به شرکت‌کنندگان، آماده‌سازی و آپلود ویدئو وبینار و ویدئوی ارائه برای مخاطبان، انجام نظرسنجی و بررسی نقاط قوت و ضعف و بررسی علل رضایت و نارضایتی شرکت‌کنندگان باشد.

جمع‌بندی

چک لیست برگزاری یک وبینار حرفه‌ای و بدون نقص می‌تواند به شما در برگزاری یک رویداد آنلاین کمک کند. هم‌چنین فراموش نکنید که پذیرای انتقادات و پیشنهادات باشید و از راهنمایی افراد متخصص و مجرب در این زمینه بهره‌مند شوید.